Agência IA em Coimbra
Coimbra cuida e ensina : hospitais e clínicas, laboratórios e empresas de dispositivos médicos, uma universidade que alimenta tudo, e à volta seguradoras, bancos e escritórios de advogados. A tarefa que mais custa aqui é o pedido de marcação que espera na caixa de uma clínica — lido às 18 h, respondido no dia seguinte, pelo mesmo rececionista que atende o telefone e o balcão. Levantamos os seus dez sistemas, quantificamos o que cada um lhe custa e abrimos apenas um — sem nunca tocar no que é clínico. O levantamento é gratuito e é entregue em 72 horas.
As tarefas que retiramos primeiro nesta zona
Quatro setores, quatro tarefas que custam.
Uma página de cidade não vale nada se pudesse ser a da cidade ao lado. Eis os setores para que mais nos chamam aqui, a tarefa que se repete em cada um e o limite que fixamos desde o início.
Clínicas, laboratórios e saúde
Pedidos de marcação, lembretes, documentação regulamentar, questionários.
Um rececionista atende o telefone, o balcão e uma caixa de e-mail onde os pedidos de marcação esperam até ao fim do dia. Um em cinco doentes não aparece, porque ninguém lembrou.
Nenhum dado de doente transita, nenhum motivo médico é lido, nenhuma decisão clínica é abordada. A menor dúvida sobe imediatamente a uma pessoa.
Seguros
Instrução de sinistros, documentos em falta, respostas de primeiro nível.
Um sinistro é declarado no dia 3. No dia 15, o gestor repara que falta a participação. Entretanto, o segurado ligou quatro vezes.
Nenhuma indemnização, nenhuma recusa, nenhuma garantia interpretada pelo agente. Verifica a completude, pede, responde citando a apólice.
Banca e serviços financeiros
Instrução de processos, documentos em falta, respostas de primeiro nível.
Um processo de crédito incompleto dorme dez dias antes que alguém repare que falta um documento. O cliente julga que avança — e liga, três vezes.
Nenhuma decisão, nenhuma recusa, nenhum conselho do agente. Pede documentos, nada mais.
Escritórios de advogados
Preparação da leitura de contratos, constituição de processos, vigilância.
Um contrato de oitenta páginas chega. Uma hora de preparação — estrutura, remissões, desvios ao modelo — por uma hora de leitura útil, faturável.
Nenhum parecer jurídico, nunca. O agente assinala um desvio ao modelo ; dizer se é aceitável fica com o jurista.
Estes quatro não cobrem tudo : Coimbra tem também equipas comerciais para quem IA para equipas comerciais descreve o lead de quinta à noite, lojas online, agências imobiliárias e restaurantes. O levantamento parte da sua atividade, não de uma lista.
Também nos chamam aqui para : IA para equipas comerciais, IA para o e-commerce, IA para o imobiliário, IA para a restauração, IA para recursos humanos, IA para sociedades de advogados, IA para farmácias.
Uma clínica privada com três unidades
Consultas de várias especialidades, exames, quatro rececionistas para três unidades, uma agenda partilhada, e pedidos de marcação que chegam por e-mail, formulário e telefone. A tarefa que custava : Responder aos pedidos de marcação e enviar os lembretes — sem ler nenhum motivo clínico.
Sessenta a cem pedidos de marcação por dia nas três unidades, por todos os canais, e outros tantos pedidos de alteração.
Os rececionistas atendem o balcão e o telefone primeiro ; os e-mails e os formulários esperam até ao fim do dia. Ninguém lembra as consultas da véspera, porque não há tempo.
Um pedido por e-mail respondido no dia seguinte, um doente em cinco que não aparece, e uma agenda com buracos que ninguém consegue preencher a tempo.
A agenda expunha as disponibilidades por especialidade. Ninguém a tinha ligado à caixa de e-mail — e nenhuma regra dizia o que um rececionista pode responder sem perguntar ao médico.
Um agente acusa receção de cada pedido num minuto, propõe janelas a partir da agenda, confirma, e lembra na véspera. Lê apenas o tipo de consulta e a disponibilidade — nunca um motivo. Tudo o que se pareça com uma urgência ou uma pergunta de saúde sobe imediatamente a uma pessoa, sem resposta automática.
Um pedido de marcação recebe resposta em minutos, a qualquer hora. As faltas caem com os lembretes, e os rececionistas ficam com o balcão e o telefone — o que só uma pessoa faz.
O agente nunca lê um motivo clínico, nunca responde a uma pergunta de saúde e nunca decide uma prioridade : marca, confirma, lembra. A menor dúvida vai para uma pessoa — é uma regra do circuito, não uma instrução, e está escrita no orçamento.
Este caso é um cenário de trabalho, construído a partir de tarefas que encontramos nesta zona. Não é a missão de um cliente identificável, e nenhum número acima é apresentado como um resultado medido num terceiro.
O que a máquina faz, passo a passo.
Um cenário de automação não tem nada de mágico : é uma sequência de passos que se pode ler, parar e corrigir. Eis o do caso acima, pela ordem em que é executado.
Desenho de princípio. O cenário real constrói-se na sua ferramenta de automação e continua modificável por si.
Dez sistemas, um levantamento, um único sistema aberto de cada vez — o de retorno mais curto. Ler o método completo, ou voltar à página agência IA.
O que o sistema fechado custa, o que o sistema aberto devolve.
Intervalos, não promessas : a diferença real depende dos seus volumes e do estado dos seus documentos. É exatamente o que o levantamento mede antes de nos comprometermos.
O que nos perguntam antes de começar.
Tocam nos dados clínicos dos doentes ?
Não, e está escrito no orçamento. O agente lê o tipo de consulta e a agenda — nunca um motivo, nunca um processo clínico. Tecnicamente não tem acesso ; não é só uma instrução.
E se um doente escrever que é urgente ?
O pedido passa imediatamente a uma pessoa, sem resposta automática. Uma pergunta de saúde mal classificada não é um ticket falhado, é um risco — o circuito está afinado para subir à menor dúvida.
Quanto tempo até servir para alguma coisa ?
O levantamento dos dez sistemas é entregue em 72 horas. A abertura do primeiro sistema leva duas a seis semanas. Numa clínica, é a regra do que é administrativo e do que não é que leva o tempo — e é escrita com a direção clínica.
Estão em França. Vêm a Coimbra ?
Sim, para o workshop de levantamento : é preciso ver os ecrãs e as ferramentas. O resto conduz-se à distância, com uma chamada semanal. Coimbra e a região Centro estão cobertas sem sobretaxa de deslocação.
As nossas outras cidades em Portugal.
Dir-lhe-emos que sistema abrir primeiro.
Descreva a tarefa que mais lhe custa. Dir-lhe-emos o que é viável, em quanto tempo e a que preço. Se a resposta for não, sairá com as duas razões pelas quais é não.