KI im Personalwesen
Eine Personalabteilung mit drei Personen für zweihundert Beschäftigte erhält dreißig Fragen pro Woche: wie viel Urlaub bleibt mir, wie funktioniert die Altersvorsorge, welche Frist gilt für die Elternzeit. Die Antwort steht geschrieben — in der Betriebsvereinbarung, der Richtlinie, dem Vertrag — und niemand hat Zeit, sie aufzuschlagen. Was kostet, ist diese Antwort aus dem Gedächtnis, nicht immer dieselbe, während die Abrechnung wartet.
Die Handgriffe, die wir in dieser Branche zuerst abnehmen
Was diese Branche zahlt, wenn sich nichts bewegt.
Spannen, keine Versprechen. Sie stammen aus Handgriffen, die wir in dieser Branche antreffen, und aus Größenordnungen, die wir in der Bestandsaufnahme messen — Ihre können außerhalb liegen, in beide Richtungen.
Was wir abnehmen, und was wir lassen.
Jeder Handgriff wird mit dem beschrieben, was der Agent übernimmt, und dem, was bei einem Menschen bleibt. Ist die zweite Spalte leer, haben wir die Branche nicht verstanden.
Fragen auf erster Ebene beantworten
Was der Agent tut
Urlaub, Altersvorsorge, mobiles Arbeiten, Reisekosten, Teilzeit: er antwortet aus der geltenden Regelung und nennt Abschnitt und Datum.
Was bei einem Menschen bleibt
Alles, was eine persönliche Situation berührt — Krankheit, Konflikt, Abmahnung, Kündigung — geht ohne Antwortentwurf an eine Person.
Onboarding-Verwaltung vorbereiten
Was der Agent tut
Vor dem Eintritt fordert er Unterlagen an, prüft die Vollständigkeit, bereitet die Eintrittspapiere aus Ihren Vorlagen vor und fasst nach.
Was bei einem Menschen bleibt
Unterschrift und Einstellungsentscheidung. Er bereitet eine Akte vor, keinen gültigen Vertrag.
Bescheinigungen und Standardschreiben ausstellen
Was der Agent tut
Arbeitsbescheinigung, Zwischenzeugnis-Entwurf aus Vorlagen, Standardbriefe: er füllt aus der Personalakte vor und legt zur Unterschrift vor.
Was bei einem Menschen bleibt
Die Unterschrift. Ein Personalschreiben verpflichtet den Arbeitgeber.
Mitarbeitergespräche vorbereiten
Was der Agent tut
Er plant aus den Kalendern, verschickt Vorlagen und Erinnerungen und stellt je Führungskraft die Fakten des Jahres zusammen.
Was bei einem Menschen bleibt
Inhalt und Beurteilung des Gesprächs. Er sammelt Fakten; er bewertet niemanden.
Arbeitsrechtliche Änderungen beobachten
Was der Agent tut
Er liest die benannten Quellen und meldet, was Ihre Regelungen berührt, mit genauem Auszug und Datum.
Was bei einem Menschen bleibt
Auslegung und Anpassung. Er meldet; die Personalabteilung entscheidet.
Keine Personalentscheidung, keine Abmahnung, keine Gesundheitsdaten laufen über einen Agenten.
Die Personalabteilung verwaltet die sensibelsten Daten und die folgenreichsten Entscheidungen. Der Agent antwortet aus den Regelungen, bereitet Dokumente und Termine vor und zitiert. Er hat keinen Zugriff auf Gesundheitsdaten, äußert sich zu keiner Einzelsituation und gibt bei der ersten persönlichen Frage ab.
Beim geringsten Zweifel geht es nach rechts. Eine persönliche Situation als allgemeine Frage zu behandeln, ist kein verpasstes Ticket — es ist ein Fehler.
Zehn Systeme, eine Bestandsaufnahme, ein System nach dem anderen — das mit der kürzesten Amortisation zuerst. Die ganze Methode lesen oder zurück zur Seite KI-Agentur.
Womit wir es öffnen, und warum hier.
Die Werkzeugwahl kommt zuletzt und ist umkehrbar. Aber in dieser Branche kehren drei Zwänge wieder und lenken die Wahl, bevor es losgeht.
Der Agent liest, was Ihr System bereitstellt, und schreibt, wo es das erlaubt. Gesundheitsdaten und Disziplinarakten bleiben außerhalb seiner Reichweite — technisch, nicht nur per Anweisung.
Betriebsvereinbarungen, Richtlinien, Tarif- und Arbeitsverträge: gesammelt, datiert, eine geltende Fassung. Oft die erste Arbeit.
Jede Antwort ist mit der zitierten Regelung nachvollziehbar. Was gesagt wurde, ist prüfbar und für alle gleich.
Was man uns in dieser Branche sagt, bevor wir anfangen.
Und der Betriebsrat?
Ein System, das keine Personen bewertet und jede Antwort mit Quelle protokolliert, ist gut vermittelbar. Die Mitbestimmung klären Sie vor dem Start — wir liefern die genaue Beschreibung dessen, was der Agent tut und nicht tut.
Und die DSGVO, die sensiblen Daten?
Der Agent hat keinen Zugriff auf Gesundheits- oder Disziplinardaten — im Workshop festgelegt, im Angebot geschrieben, im Protokoll sichtbar. Der Umfang wird vorher mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
Wie lange, bis es etwas bringt?
Die Bestandsaufnahme der zehn Systeme wird in 72 Stunden geliefert. Das Öffnen des ersten Systems dauert zwei bis sechs Wochen. Im Personalwesen braucht die datierte Regelungssammlung die Zeit — nicht die Technik.
Die Regionen, in denen man uns dafür am häufigsten ruft.
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Wir sagen Ihnen, welches System zuerst geöffnet wird.
Beschreiben Sie den Handgriff, der Sie am meisten kostet. Wir sagen Ihnen, was machbar ist, wie lange es dauert und was es kostet. Lautet die Antwort nein, gehen Sie mit den zwei Gründen dafür.