La base documental, o por qué su agente responde al lado
Cuando un agente responde al lado, la causa casi siempre es la misma: se le han dado documentos que nadie había revisado en dos años. El problema no es el modelo. Es la materia.
Los cuatro defectos
El duplicado
Tres versiones del mismo procedimiento en tres carpetas. El agente lee las tres y responde con la que más se parece a la pregunta — no con la correcta.
La versión sin fecha
Un archivo llamado procedimiento_v2_final_OK.docx no dice si está vigente. Sin fecha ni estado, ninguna máquina — ni ninguna persona con prisa — puede decidir.
El PDF escaneado
Una imagen de texto no es texto. Sin reconocimiento óptico, esos documentos son invisibles para el agente: no dirá que no los ha leído, responderá sin ellos.
El contexto implícito
« Se aplican las tarifas habituales. » ¿Habituales para quién? Lo que vive en la cabeza de los equipos no se puede leer. Es el defecto más caro, y el único que exige escribir.
Cómo es el trabajo
No es largo ni lucido, y se hace con sus equipos, no en su lugar:
- inventariar lo que existe y dónde — media jornada, casi siempre una sorpresa;
- conservar una versión de cada documento, fechada, con un estado claro;
- pasar los escaneos por reconocimiento óptico y revisar las tablas;
- escribir lo que no estaba en ninguna parte: la lista de documentos por tipo de expediente, los criterios, las excepciones conocidas.
Este último punto sirve mucho más allá del agente: es la misma lista que forma a una persona nueva.
Lo que exigimos después al agente
Con la materia limpia, la regla es simple: cada respuesta cita el documento y su versión. No un enlace vago — la referencia exacta, verificable en un clic.
Un agente que cita sus fuentes se corrige. Un agente que no las cita se cree.
Con un efecto secundario útil: hace visibles los huecos. Cuando el agente responde « ningún procedimiento vigente trata este caso », acaba de señalar una carencia real.
La trampa del « ya lo limpiaremos »
La tentación es conectar el agente a los documentos tal cual y limpiar después. Funciona una semana. Luego los equipos encuentran tres respuestas falsas, dejan de usar la herramienta, y el proyecto muere sin que nadie lo anuncie.
Mejor abrir un sistema pequeño sobre materia limpia que uno ambicioso sobre una base desordenada. Por eso el levantamiento mira primero el estado de los documentos, antes de hablar de herramientas.
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