Die Dokumentenbasis, oder warum Ihr Agent vorbei antwortet
Wenn ein Agent an der Frage vorbei antwortet, ist die Ursache fast immer dieselbe: man hat ihm Dokumente gegeben, die seit zwei Jahren niemand geprüft hat. Das Problem ist nicht das Modell. Es ist das Material.
Die vier Mängel
Die Dublette
Drei Fassungen derselben Anweisung in drei Ordnern. Der Agent liest alle drei und antwortet mit der, die der Frage am ähnlichsten sieht — nicht mit der richtigen.
Die undatierte Fassung
Eine Datei namens anweisung_v2_final_OK.docx sagt nicht, ob sie gilt. Ohne Datum und Status kann keine Maschine — und kein Mensch in Eile — entscheiden.
Das gescannte PDF
Ein Bild von Text ist kein Text. Ohne Texterkennung sind diese Dokumente für den Agenten unsichtbar: er sagt nicht, dass er sie nicht gelesen hat, er antwortet ohne sie.
Das implizite Wissen
« Es gelten die üblichen Konditionen. » Üblich für wen? Was in den Köpfen lebt, lässt sich nicht lesen. Der teuerste Mangel — und der einzige, der Schreiben verlangt.
Wie die Arbeit aussieht
Sie ist weder lang noch glanzvoll, und sie geschieht mit Ihren Teams, nicht an ihrer Stelle:
- erfassen, was existiert und wo — ein halber Tag, meist eine Überraschung;
- eine Fassung je Dokument behalten, datiert, mit klarem Status;
- Scans durch die Texterkennung schicken und die Tabellen prüfen;
- aufschreiben, was nirgends stand: die Unterlagenliste je Vorgangsart, die Kriterien, die bekannten Ausnahmen.
Der letzte Punkt zahlt sich weit über den Agenten hinaus aus: dieselbe Liste dient der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.
Was wir danach vom Agenten verlangen
Ist das Material sauber, gilt eine einfache Regel: jede Antwort nennt Dokument und Fassung. Kein vager Verweis — die genaue Fundstelle, in einem Klick prüfbar.
Ein Agent, der seine Quellen nennt, wird korrigiert. Einer, der es nicht tut, wird geglaubt.
Mit nützlicher Nebenwirkung: die Lücken werden sichtbar. Wenn der Agent antwortet « keine geltende Anweisung deckt diesen Fall », hat er gerade eine echte Lücke gemeldet.
Die Falle « das räumen wir später auf »
Die Versuchung ist groß, den Agenten auf die Dokumente zu setzen, wie sie sind, und danach aufzuräumen. Das trägt eine Woche. Dann findet das Team drei falsche Antworten, nutzt das Werkzeug nicht mehr, und das Projekt stirbt, ohne dass es jemand ausspricht.
Lieber ein kleineres System auf sauberem Material als ein ehrgeiziges auf einer unordentlichen Basis. Deshalb schaut die Bestandsaufnahme zuerst auf den Zustand der Dokumente, bevor sie über Werkzeuge spricht.
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Weitere Notizen
« Und wenn er sich etwas ausdenkt? » — einen Agenten Quellen nennen lassen
Ein Modell erzeugt einen plausiblen Satz, keinen wahren. Die vier Aufbauten, die Erfindungen sichtbar machen, und die einzige Regel, die zählt: jede Aussage nennt ihre Quelle.
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